現金出納帳をエクセルで作って、複数の人と共同で入力する場合があります。

そのときに困るのが勘定科目名がバラバラになることです。

例えば、消耗品について「消耗品費」「事務用消耗品費」「消耗備品費」などいろんな科目名で入力する可能性があります。

科目名が統一されていないとあとでフィルタをかけたり、集計するときに思うようにいかないので、科目名は入力する人の間で統一しておかなければなりません。

方法としては、

・前のデータを確認しながら入力する。

・横に科目名のリストを作っておく。

などが考えられると思いますが、入力する際の打ち間違いまでは防ぐことはできません。また、科目名がなんだったか確認するために入力のたびに前のデータや横のリストを見るのは面倒です。

そこで今回は「ドロップダウンリスト」を使った科目名の入力方法を確認します。

Excel2007を使用しています。

データ→データの入力規則

設定タブ→入力値の種類で「リスト」を選択

「ドロップダウンリストから選択する」にチェックを入れます。

「データの入力規則」に勘定科目名をカンマ（　,　）で区切って入力します。

okをクリックすれば終了。

セルの右側の▽ボタンを押すと、勘定科目名が表示され、そこから選択することができます。

セルの右下をクリックして下のセルへコピーすれば、ドロップダウンリストもコピーされます。

勘定科目名が統一されていれば、あとでいくらでも加工・集計することが可能です。エクセルで作成するメリットですね。

エクセルで現金出納帳を作成しているなら、ドロップダウンリストを活用してみてはどうでしょうか。