交通費の経費処理は、フリーランスや個人事業主にとって意外と迷いやすいポイント。

特にICカードを使って移動することが多い人は、「チャージした場合は経費になるの？」「利用履歴はどこまで必要？」といった疑問を抱くことも。

今回は、税理士でfreee認定アドバイザーの田中慎先生に、交通費のスマートな計上方法や、freeeを使った効率的な処理方法について聞いてみました！

ICカードのチャージって経費になるの？

田中先生によると、結論としては「条件を満たせば、チャージ代も経費にできる」とのこと。ただし、注意点として「交通費として使ったことを証明できる記録（利用履歴など）を残しておく必要がある」といいます。

【方法①】チャージ金額をまとめて交通費に計上するには？

たとえば、5000円分をICカードにチャージした場合、その金額を一括で交通費として計上することは可能です。

その際に必要となるのが：

• チャージ時の領収書または記録
• 利用履歴のダウンロードや印刷（どこからどこまで移動したかがわかるもの）

利用履歴とセットで保存しておくことで、交通費としての合理的な支出であることが証明できます。

【方法②】freeeとICカードを連携して自動で処理！

ICカードの種類によっては、freeeと連携して交通費のデータを自動で取り込むことも可能です。

たとえば、

• モバイルSuica
• SMART ICOCA
• PiTaPa

などが対応しており、連携すれば利用履歴がfreeeに反映され、仕訳もスムーズになります。

チャージの取り扱いはどうなる？

freeeに連携した場合、基本的には実際の乗車履歴が仕訳として取り込まれます。そのため、チャージ額ではなく「移動実績ベース」で経費処理される形になります。

交通費ICカードは「事業専用」で分けるのが正解

交通系ICカードをプライベートと仕事の両方に使っていると、あとから「これは事業の移動？それとも私用？」とひとつずつ確認・仕訳する必要があり、意外と手間がかかります。

こうした負担を減らすために交通系ICカードは、「事業専用」で一枚用意しておきましょう。プライベート用と使い分けることで記録がシンプルになり、会計処理のミスや混乱も防ぎやすくなります。

領収書が出ない交通手段でも、ICカードの利用明細とスケジュールがあれば経費として認められるケースも多く、確定申告時にも安心です。

まとめ

• ICカードのチャージは、利用履歴と一緒に保管すれば交通費として計上可能
  
• freeeと連携すれば、移動履歴から自動で仕訳ができるので便利
  
• プライベートと兼用せず、「事業専用のICカード」を分けておくと仕訳がラクに
  
• 領収書がない場合でも、利用明細と行動記録があれば経費処理は可能
  

交通費の経費計上は、一つひとつは小さくても積み重なれば大きな作業コストに。仕訳や管理のことも考慮して、最初から“事業専用”のICカードを用意しておくのがポイント！