昨日は近畿税理士会福島支部の認定勉強会でExcelの講師をさせて頂きました。

事務の業務効率化を考える上で、Excel・Wordのスキルアップは効率化に大きく貢献します。

スキルアップしたいと思っていても、何から手をつければいいのかわからない

初級テキストから読んでも、実務での使い方とかけ離れていておもしろくない。。。だから勉強をやめてしまう。そんな方も多いと思います。

大切なのは、機能についての知識ではなく、どんな風に実務でExcelを使えば便利なのかというアイデアです。

たとえば、前期と今期の損益を比較する説明資料はどのように作成すれば相手に伝わりやすいのか？それを楽に作るためにどのようにExcelを活用すれば効率が良くなるのか？そのような視点が必要になります。

Excelで難しいことをすることを禁止する？

参加者の方から「ある企業では職員のExcelレベルにばらつきがあり、難しい計算式が入った表などをつくることを禁止していると言っていた」と聞きました。

その気持ちは痛いほど分かります。何度言ってもミスしてしまう。それならいっそ禁止してしまおう。
しかし、それは従業員に期待することをやめるということ。

行うべきことは、禁止することではなく、
・ミスが起こらないように仕組みを改良していくこと
・職員を少しずつでもトレーニングしていくこと
だと思います。

成長にミスはつきものです。ある程度新しいことに挑戦しなければ成長はありません。
そのためにはミスしても気づくことができるような仕組みにしておくこと。
それから、職員を少しずつトレーニングしてあげること。初級テキストから順に勉強させる必要はありません。それぞれの業務に必要なスキルさえ教えれば、業務は効率化できます。その後他のスキルにも挑戦していけばいいのです。

Excelのトレーニングが進んでいない現状は社会課題の一つ

Excelトレーニングが進んでいない状況は大げさかもしれませんが、社会課題の一つではないかと思っています。
多くの中小企業では従業員のExcelトレーニングに力を入れていません。そんな企業が多ければ多いほど、社会全体でExcelスキルの向上が図られず、生産性の向上は見られません。

Excelをうまく活用することで事務は大幅に効率化することができます。

ぜひ、Excelに関心をもって、自分の業務のどこにExcelが活用できるか考えてみてくださいね。